Dotelec® Courrier
Gérez simplement et efficacement vos courriers et courriels
Optimisez votre gestion du courrier entrant et sortant
Développé en partenariat avec des collectivités, « Dotelec® Courrier » est un logiciel simple, efficace, de gestion électronique du courrier.
Sans changer vos habitudes de travail, il vous permettra d’optimiser la dématérialisation de vos courriers et d’assurer une meilleure circulation et centralisation des informations. Sa conception particulièrement conviviale, permet une prise en main rapide de l’application.
Cette version est également proposée en mode hébergé (en Licence SaaS ou PaaS).
Les avantages pour tous les utilisateurs
- Un enregistrement rapide et complet (délai de réponse, provenance, thème, référence, …) de tous types de courriers (e-mails, fax, courriers)
- Numérisation des documents
- Création d’une base des contacts
- Accusé de réception automatique
- Choix de la ventilation sur une arborescence des services
- Possibilité d’intégrer l’IA pour l’enregistrement des courriers
- Visualisation de l’ensemble des courriers en attente.
- Visualisation des réponses envoyées ou en cours d’élaboration.
- Recherche sur l’ensemble des courriers reçus et émis.
- Accès direct aux documents grâce à la numérisation.
- Statistiques de traitement et de volume.
- Validation des documents
- Visualisation des courriers en attente dans le service.
- Ventilation des courriers vers les agents.
- Suivi de l’avancement des réponses.
- Visualisation des courriers reçus.
- Création de la (ou des) réponse(s) directement à partir de la fiche courrier.
- Création des courriers spontanés.
- Suivi de l’avancement des validations grâce au workflow
- Génération des courriers sur la base de vos modèles de document, modèles d’e-mail et contenu.
- Suivi des délais de réponse.
- Circuit de validation hiérarchique pour les courriers « Départ ».
- Optimisation de la gestion du courrier grâce à la centralisation des documents sur une interface unique.
- Recherche sur leur courrier.
- Enregistrement des courriers «Départ».
- Diffusion des courriers par e-mail.
- Gestion des appels téléphoniques.
- Gestion des demandes au guichet.
- Simplification de la circulation des courriers au sein de l’organisme.
- Garanti du respect des échéances pour les réponses aux courriers reçus.
- Possibilité de classement dans Dotelec Gestion Documentaire
Les points forts de Dotelec® Courrier
Solution Responsive design avec un aperçu des documents, l’affichage s’adapte aux tablettes, téléphones …
« Dotelec® Courrier » vous permet de gérer et organiser efficacement votre courrier.
Enregistrement « Arrivée» et «Départ», délais de réponse, recherche des courriers, accusés de réception, enregistrement et suivi des e-mails…
Suivi et traçabilité de tous les courriers, e-mails reçus et envoyés.
Version locale ou hébergée (licence SaaS ou PaaS).
- Suivi daté des interventions de chacun
- Logiciel conforme à la législation en vigueur (collectivités locales, charte Marianne)
- Relance automatique pour les courriers «En attente de réponse»
- Gestion des accusés de réception
- Lien entre la (ou les) réponse(s) et le courrier «Arrivée»
- Respect et diffusion de votre charte graphique
- Recherches multicritères performantes et simples d’utilisation
- Réduction des copies papier
- Possibilité de signature électronique des documents
- Envoi automatique des courriers par e-mail aux élus ou aux services
- Interfaçage avec les principaux parapheurs électronique du marché
- Complètement intégré a la suite Dotelec®
